PROCESO PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE TRD

PRIMERA ETAPA Investigacion preliminar sobre la entidad y fuentes documentales
Compilar la informacion institucional contenida en disposiciones legales relativas al a reacion y cambios de estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actas administrativas de creacion de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.

SEGUNDA ETAPA Analisis y interpretacion de la informacion recolectada
Analizar la produccion y tramite documental teniendo en cuenta las funciones asiganadas a las dependencias y los manuales de procedimentos. Identificar valores primarios de la documentacion osea los administrativos, legales, juridicos,contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retencion o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo con el fin de racionalizar la produccion y garantizar la proteccion del patrimonio documental de la entidad desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicion final.
Adelantar la valoracion documental teniendo en cuenta el uso, la frecuencia de la consulta y las normas internas y esternas que regulan su produccion.
Determinar su destino final de la documentacion ya sea para su conservacion, seleccion o eliminacion. La seleccion puede aplicarse a documentacion no vigente administrativamente,  a series documentales cuyo valor informativo no exuge su conservacion total.
Entodos los casos la seleccion se aplicara bajo la modalidad de muestreo y sera el comite de archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, asi como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

TERCERA ETAPA Elaboracion y presentacion de la Tabla de Retencion Documental  para su aprobacion
Ejefe de Archivo prepara la propuesta para las Tablas de Retencion Documental de la entidad con las series y subseries que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una pequeña introduccion y de anexos que sustenten el proceso y criterios empleados en su elaboracion. El comite de archivo hara el estudio correspondiente y producira un Acta avalando al propuesta.
Las secretarias Generales de las Entidades Oficiales quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la mas alta jerarquia de quienes dependan los archivos remitiran a la instancia evaluadora correspondiente el proyecto de Tablas de Retencion Documental pra su evaluacion y aprobacion.

CUARTA ETAPA Aplicacion
Aprobadas las Tablas de retencion documental por la instancia competente el representante legal expedira el acto administrativo correspondiente  que ordene su difunsion ante los servidores publicos de la entidad pra garantizar su aplicacion.
La unidad de archivo capacitara a todos los servidores publicos de la entidad, para la aplicacion de las TRD, asi mismo elaborara los instructivos que refuercen y normalicen la organizacion de los documentos y archivos de gestion y la preparacion de las transferencias documentales.
La organizacion de los documentos en las diferentes fases de archivo se hara con fundamento en las Tablas de Retencion Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantaran teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencion Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentacion, eliminacion del material metalico e identificacion de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecera la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar segun la Tabla de Retencion Documental se destruiran y se dejara constancia en Acta que sera suscrita por el Presidente Comite de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.

QUINTA ETAPA Seguimiento y actualizacion de las Tablas de Retencion Documental
La unidad de Archivo de la cada entidad establecera un cronograma de seguimiento para la verificacion de Tabla de Retenciion Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender lasa modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retencion Documental que surjan del seguimiento o de la solucitud de la dependencia, deberan ser evaluadas por la Unidad de Archivo de Entidad y aprobadas por el comite de archivo de la misma.