1. ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacion que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse nombre completo o Razon social de la entida que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquia de cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa quien produce y conserva la documentacion tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario que puede ser: transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracion de Fondos Acumulados, Fusion y Supresion de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacion, traslado , desvinculacion.
6. HOJA No: Se numerara cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de las hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia las transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las primeras tres casillas de los digitos correspondientes a la fechas de entrada de la transferencia (año, mes, dia). El NT se anotara el numero de transferencia.
8. No DE ORDEN: Debe anotarse de forma consecutiva el numero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacion.
9. CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos re
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeneos emanados de un mismo organo o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.
11. FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro digitos correspondientes al año.
12. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignara el numero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registraran las unidades de conservacion diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o numero correspondiente .
13. NUMERO DE FOLIOS: Se anotara el numero total de folios contenido en cada unidad de conservacion descrita.
14. SOPORTE: Se utilizara esta columna para los soportes diferentes al papel. Microfilmes (M), Videos (V), casetes (C), soposter electronicos (CD, DK,DVD), etc.
15. RECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentacion registra un indice de consulta alto, medio, bajo o ninguno para tal efecto; se tendran en cuenta los controles y registros de prestamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacion. Esta columna se diligenciara especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS: Se consignaran los datos que sean relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores.
17. ELABORADO POR : Se escribira nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario asi como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR: Se registrara nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario asi como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR: Se registrara nombre y apellido, cargo, firma de la perosna responsable de recibir el inventario, asi como el lugar y la fecha en que se realizo.
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