PRIMERA ETAPA Investigacion preliminar sobre la entidad y fuentes documentales
Compilar la informacion institucional contenida en disposiciones legales relativas al a reacion y cambios de estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actas administrativas de creacion de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA Analisis y interpretacion de la informacion recolectada
Analizar la produccion y tramite documental teniendo en cuenta las funciones asiganadas a las dependencias y los manuales de procedimentos. Identificar valores primarios de la documentacion osea los administrativos, legales, juridicos,contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retencion o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo con el fin de racionalizar la produccion y garantizar la proteccion del patrimonio documental de la entidad desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicion final.
Adelantar la valoracion documental teniendo en cuenta el uso, la frecuencia de la consulta y las normas internas y esternas que regulan su produccion.
Determinar su destino final de la documentacion ya sea para su conservacion, seleccion o eliminacion. La seleccion puede aplicarse a documentacion no vigente administrativamente, a series documentales cuyo valor informativo no exuge su conservacion total.
Entodos los casos la seleccion se aplicara bajo la modalidad de muestreo y sera el comite de archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, asi como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
TERCERA ETAPA Elaboracion y presentacion de la Tabla de Retencion Documental para su aprobacion
Ejefe de Archivo prepara la propuesta para las Tablas de Retencion Documental de la entidad con las series y subseries que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una pequeña introduccion y de anexos que sustenten el proceso y criterios empleados en su elaboracion. El comite de archivo hara el estudio correspondiente y producira un Acta avalando al propuesta.
Las secretarias Generales de las Entidades Oficiales quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la mas alta jerarquia de quienes dependan los archivos remitiran a la instancia evaluadora correspondiente el proyecto de Tablas de Retencion Documental pra su evaluacion y aprobacion.
CUARTA ETAPA Aplicacion
Aprobadas las Tablas de retencion documental por la instancia competente el representante legal expedira el acto administrativo correspondiente que ordene su difunsion ante los servidores publicos de la entidad pra garantizar su aplicacion.
La unidad de archivo capacitara a todos los servidores publicos de la entidad, para la aplicacion de las TRD, asi mismo elaborara los instructivos que refuercen y normalicen la organizacion de los documentos y archivos de gestion y la preparacion de las transferencias documentales.
La organizacion de los documentos en las diferentes fases de archivo se hara con fundamento en las Tablas de Retencion Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantaran teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencion Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentacion, eliminacion del material metalico e identificacion de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecera la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar segun la Tabla de Retencion Documental se destruiran y se dejara constancia en Acta que sera suscrita por el Presidente Comite de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
QUINTA ETAPA Seguimiento y actualizacion de las Tablas de Retencion Documental
La unidad de Archivo de la cada entidad establecera un cronograma de seguimiento para la verificacion de Tabla de Retenciion Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender lasa modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retencion Documental que surjan del seguimiento o de la solucitud de la dependencia, deberan ser evaluadas por la Unidad de Archivo de Entidad y aprobadas por el comite de archivo de la misma.
lunes, 16 de agosto de 2010
sábado, 14 de agosto de 2010
INVENTARIO DOCUMENTAL
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacion que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse nombre completo o Razon social de la entida que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquia de cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa quien produce y conserva la documentacion tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario que puede ser: transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracion de Fondos Acumulados, Fusion y Supresion de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacion, traslado , desvinculacion.
6. HOJA No: Se numerara cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de las hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia las transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las primeras tres casillas de los digitos correspondientes a la fechas de entrada de la transferencia (año, mes, dia). El NT se anotara el numero de transferencia.
8. No DE ORDEN: Debe anotarse de forma consecutiva el numero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacion.
9. CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos re
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeneos emanados de un mismo organo o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.
11. FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro digitos correspondientes al año.
12. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignara el numero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registraran las unidades de conservacion diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o numero correspondiente .
13. NUMERO DE FOLIOS: Se anotara el numero total de folios contenido en cada unidad de conservacion descrita.
14. SOPORTE: Se utilizara esta columna para los soportes diferentes al papel. Microfilmes (M), Videos (V), casetes (C), soposter electronicos (CD, DK,DVD), etc.
15. RECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentacion registra un indice de consulta alto, medio, bajo o ninguno para tal efecto; se tendran en cuenta los controles y registros de prestamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacion. Esta columna se diligenciara especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS: Se consignaran los datos que sean relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores.
17. ELABORADO POR : Se escribira nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario asi como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR: Se registrara nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario asi como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR: Se registrara nombre y apellido, cargo, firma de la perosna responsable de recibir el inventario, asi como el lugar y la fecha en que se realizo.
1. ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacion que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse nombre completo o Razon social de la entida que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquia de cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa quien produce y conserva la documentacion tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario que puede ser: transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracion de Fondos Acumulados, Fusion y Supresion de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacion, traslado , desvinculacion.
6. HOJA No: Se numerara cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de las hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia las transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las primeras tres casillas de los digitos correspondientes a la fechas de entrada de la transferencia (año, mes, dia). El NT se anotara el numero de transferencia.
8. No DE ORDEN: Debe anotarse de forma consecutiva el numero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacion.
9. CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos re
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeneos emanados de un mismo organo o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.
11. FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro digitos correspondientes al año.
12. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignara el numero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registraran las unidades de conservacion diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o numero correspondiente .
13. NUMERO DE FOLIOS: Se anotara el numero total de folios contenido en cada unidad de conservacion descrita.
14. SOPORTE: Se utilizara esta columna para los soportes diferentes al papel. Microfilmes (M), Videos (V), casetes (C), soposter electronicos (CD, DK,DVD), etc.
15. RECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentacion registra un indice de consulta alto, medio, bajo o ninguno para tal efecto; se tendran en cuenta los controles y registros de prestamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacion. Esta columna se diligenciara especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS: Se consignaran los datos que sean relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores.
17. ELABORADO POR : Se escribira nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario asi como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR: Se registrara nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario asi como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR: Se registrara nombre y apellido, cargo, firma de la perosna responsable de recibir el inventario, asi como el lugar y la fecha en que se realizo.
TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
n producto del analisis y organizacion de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotacion de sus fechas extremas, su valoracion y los procedimientos a seguir para aplicar la disposicion final.
OBJETIVO
Sirve de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicacion de criterios archivistiscos y que permite realizar el plan de transferencias secundarias.
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OBJETIVO
Sirve de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicacion de criterios archivistiscos y que permite realizar el plan de transferencias secundarias.
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viernes, 13 de agosto de 2010
FORMATO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
Es el instrumento tecnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos.
El cuadro de clasificacion documental se origina por fondo, secciones y series.
El fondo es el conjunto documental precedente de una institucion o persona, conservado en el archivo de dicha institucion de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institucion realiza.
La seccion es la primera division en que se ordena un fondo, los cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura organica o por la funcion de la institucion u organismo.
La serie es la division de la seccion, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma funcion o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimientos, se refieren a un tema especifico.
El cuadro de clasificacion documental se origina por fondo, secciones y series.
El fondo es el conjunto documental precedente de una institucion o persona, conservado en el archivo de dicha institucion de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institucion realiza.
La seccion es la primera division en que se ordena un fondo, los cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura organica o por la funcion de la institucion u organismo.
La serie es la division de la seccion, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma funcion o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimientos, se refieren a un tema especifico.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Es un listado de series con sus respectivos tipos docuemntales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.
CONCEPTOS IMPORTANTES
CONSERVACION TOTAL: Conservacion integra y permanente de la serie documental. El conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la prevision del daño o a la correccion del deterioro.
ELIMINACION: Es la destruccion de los documentos que han perdido su valor administrativo, juridico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor historico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologia.
SELECCION: Operacion por la que en un conjunto de documentos se separanlos que presentan un interes historico de aquellos que no tienen mas que una utilidad administrativa temporal y que pueden ser eliminados al final del plazo que se haya establecido.
MICROFILMACION: Como tecnica de reproduccion de documentos en soporte de papel, esta consiste en grabar una minuscula fotografica del documento de tal manera que en una pelicula puedan ser conservados entre 1500 y 1800 documentos.Los documentos son sometidos a procedimento de gravado , revelado.
DIGITALIZACION: Proceso por el cual una imagen real o analogica es transformada en una secuencia de cifras que pueden ser manipuladas por un ordenador. Supone un cambio total en el tratamiento de la informacion , permite su alamacenamiento en grandes cantidades en objetos de tamaño reducido.
COMITE DE ARCHIVO: Es un grupo asesor de la alta direccion, responsable de definir politicas , los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tecnicos de los archivos.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Es un registro que sirve para indicar la cantidad de los espedientes que existen en un archivo y que tiene como principal utilidad el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos de un fondo.
FONDOS ACUMULADOS : Son aquellos que son producto de la carencia politica archivistica de las entidades y de los cambios constantes de la administracion que conlleva a ubiicar de forma desorganizada en sus depositos documentacion producida por dependencias o entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones .
PROCESO DE VALORACION: Consisite en identificar, analizar y evaluar todas series documentales d la empresa para determinar sus periodos de retencion ( tiempo en archivo) en base a los cuales se formulara el programa de control de documentos.
CONCEPTOS IMPORTANTES
CONSERVACION TOTAL: Conservacion integra y permanente de la serie documental. El conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la prevision del daño o a la correccion del deterioro.
ELIMINACION: Es la destruccion de los documentos que han perdido su valor administrativo, juridico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor historico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologia.
SELECCION: Operacion por la que en un conjunto de documentos se separanlos que presentan un interes historico de aquellos que no tienen mas que una utilidad administrativa temporal y que pueden ser eliminados al final del plazo que se haya establecido.
MICROFILMACION: Como tecnica de reproduccion de documentos en soporte de papel, esta consiste en grabar una minuscula fotografica del documento de tal manera que en una pelicula puedan ser conservados entre 1500 y 1800 documentos.Los documentos son sometidos a procedimento de gravado , revelado.
DIGITALIZACION: Proceso por el cual una imagen real o analogica es transformada en una secuencia de cifras que pueden ser manipuladas por un ordenador. Supone un cambio total en el tratamiento de la informacion , permite su alamacenamiento en grandes cantidades en objetos de tamaño reducido.
COMITE DE ARCHIVO: Es un grupo asesor de la alta direccion, responsable de definir politicas , los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tecnicos de los archivos.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Es un registro que sirve para indicar la cantidad de los espedientes que existen en un archivo y que tiene como principal utilidad el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos de un fondo.
FONDOS ACUMULADOS : Son aquellos que son producto de la carencia politica archivistica de las entidades y de los cambios constantes de la administracion que conlleva a ubiicar de forma desorganizada en sus depositos documentacion producida por dependencias o entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones .
PROCESO DE VALORACION: Consisite en identificar, analizar y evaluar todas series documentales d la empresa para determinar sus periodos de retencion ( tiempo en archivo) en base a los cuales se formulara el programa de control de documentos.
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