TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Es un listado de series con sus respectivos tipos docuemntales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.

CONCEPTOS IMPORTANTES

CONSERVACION TOTAL: Conservacion integra y permanente de la serie documental. El conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la prevision del daño o a la correccion del deterioro.

ELIMINACION: Es la destruccion de los documentos que han perdido su valor administrativo, juridico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor historico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologia.

SELECCION: Operacion por la que en un conjunto de documentos se separanlos que presentan un interes historico de aquellos que no tienen mas que una utilidad administrativa temporal y que pueden ser eliminados al final del plazo que se haya establecido.

MICROFILMACION: Como tecnica de reproduccion de documentos en soporte de papel, esta consiste en grabar una minuscula fotografica del documento de tal manera que en una pelicula puedan ser conservados entre 1500 y 1800 documentos.Los documentos son sometidos a procedimento de gravado , revelado.

DIGITALIZACION: Proceso por el cual una imagen real o analogica es transformada en una secuencia de cifras que pueden ser manipuladas por un ordenador. Supone un cambio total en el tratamiento de la informacion , permite su alamacenamiento en grandes cantidades en objetos de tamaño reducido.

COMITE DE ARCHIVO: Es un grupo asesor de la alta direccion, responsable de definir politicas , los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tecnicos de los archivos.

INVENTARIO DOCUMENTAL: Es un registro que sirve para indicar la cantidad de los espedientes que existen en un archivo y que tiene como principal utilidad el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos de un fondo.

FONDOS ACUMULADOS : Son aquellos que son producto de la carencia politica archivistica de las entidades y de los cambios constantes de la administracion que conlleva a ubiicar de forma desorganizada en sus depositos documentacion producida por dependencias o entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones .

PROCESO DE VALORACION: Consisite en identificar, analizar y evaluar todas series documentales d la empresa para determinar sus periodos de retencion ( tiempo en archivo) en base a los cuales se formulara el programa de control de documentos.